Serviciile de Event Planning
Din experienta ultimilor ani de evenimente, exceptand bineinteles tot contextul mai dificil cauzat de CoVid, s-a putut observa o clara crestere in zona de servicii a nevoilor de consultanta pentru organizarea evenimentelor private.
Fie ca vorbim de o nunta, o aniversare sau un botez – aceste servicii de Event Planning, asa cum sunt cunoscute si international, au inceput sa castige din ce in ce mai mult teren, clientii incepand sa aiba aceste asteptari de la furnizorii din piata.
Prejudecata multor oameni era pana nu demult aceea ca nu ar fi mare nevoie de cineva din exterior care sa organizeze si sa coordoneze bunul-mers al unui eveniment, din stadiul initial de discutie si pana la implementare. De cineva care sa ii poata asista si carora le poate oferi on-going sfaturi si consultanta, recomandari si care sa gestioneze toate situatiile ce pot aparea inainte sau in timpul evenimentului.
De cele mai multe ori, insa, realitatea a demonstrat ca a avea alaturi o echipa profesionista care sa preia atributiile, stresul, grijile si mai ales sa aloce timpul si profesionalismul necesare nu este o varianta de neglijat. Astfel, clientii s-au mai educat in timp in a vedea beneficiile unui astfel de scenariu si au inceput sa solicite astfel de servicii din ce in ce mai des.
Dar ce face mai exact un Event Planner?
Un astfel de consultant este fie o persoana sau o agentie in primul rand cu multa experienta in realizarea evenimentelor de acest tip, experienta si profesionamilm acumulate in timp si prin zeci, poate sute de evenimente si situatii similare, cineva care are un Know-How complex, un track-record vizibil si mai ales o retea de contacte, parteneri si furnizori profesionisti pe care se poate baza in organizarea unui eveniment, cu toate aspectele implicate.
Un Event Planner practic este un Manager de Proiect, care sta alaturi de tine si in permamenta relatie de comunicare, urmand etape de Briefing, Feedback si Follow-up, sesiuni de consultanta si caruia ii poti delega tot felul de sarcini complexe sau time-consuming pe care le poate rezolva in numele tau.
Task List
Nu te gandi, de exemplu, ca organizarea unei nunti sau unui botez este ceva simplu de realizat. Munca, energia si cunostintele investite in spate de multe ori nu se vad, dar cu siguranta fac diferenta.
Asadar, haideti sa trecem in revista cateva din serviciile pe care un Event sau Wedding Planner le poate pune la dispozitie, in functie si de momentul preluarii proiectului.
– Furnizarea de informatii administrative necesare pentru procesele de cununie civila, religioasa si schimbare de nume
– Identificarea unei locatii potrivite pentru eveniment, asta daca clientii sau mirii nu au deja un Short List identificat deja.
– Vizitarea locatiilor preferate impreuna cu clientul
– Consiliere in vederea alegerii unor decoruri adecvate, identificarea unei tematici
– Consultanta in vederea alegerii meniului de mancare, a bauturilor sau candy-barului
– Participarea la degustarea meniului/prajiturilor/bauturilor
– Consultanta in realizarea designului pentru elementele de papetarie si print, alegerea materialelor si realizarea unei grafici personalizate in functie de tematica
– Stabilirea Flow-ului de eveniment, pe timing si actiuni concrete
– Planificarea bugetului total
– Stabilirea furnizorilor implicati, recomandari de furnizori
– Obtinerea celor mai bune oferte/negociere in relatia cu furnizorii implicati
– Verificarea si urmarirea respectarii termenilor si conditiilor contractelor incheiate cu furnizorii
– Mentinerea comunicarii si gestionarea relatiei cu clientul si furnizorii implicati; stabilirea tuturor detaliilor necesare pana si la si in ziua evenimentului
– Stabilire de Timing-uri clare in relatia cu toti furnizorii, cu locatia, cu alti parteneri terti implicati
– Stabilire impreuna cu clientii a asezarii la mese a invitatilor
– Efectuarea ultimelor verificari impreuna, in saptamana dinaintea evenimentului pentru a ne asigura ca toate detaliile necesare sunt puse la punct
– Confirmarea prezentei invitatilor la eveniment
– Transportul invitatilor la si de la local
– Rezervarea camerelor unde se doreste sa fie cazati invitatii
– Prezenta echipei la locatie inaintea si pe durata evenimentlui (daca este cazul pana la 20 de ore)
– Coordonarea bucatariei si a ospatarilor, pentru respectarea timing-urilor de Servire
– Coordonare si timing in relatia cu artisti/trupe implicate, conform programului stabilit
– Prevenirea situatiilor neprevazute, totodata si gestionarea acestora dupa caz.
Misiunea Noastra
Noi la Maison DADOO ne luam mereu misiunea in serios. Aceea de a educa si informa cat mai bine clientii care apeleaza la serviciile noastre, avand o experiente de peste 500 de nunti si evenimente private, in aproape toate locatiile cunoscute din tara. Si mai ales de a implementa evenimente cat mai reusite la standarde cat mai inalte.
De la sezon la sezon invatam mai multe si stim sa intampinam cu succes orice challenge, atat pe parte logistica cat si de creativitate sau management de eveniment.
Ne place sa fim asumati, constiinciosi si cat mai creativi si sa gasim mereu solutiile cele mai potrivite pentru ca fiecare client sau cuplu sa isi poata spuna povestea intr-un mod cat mai special si armonios cu ajutorul nostru.
